NHỮNG SAI LẦM THƯỜNG GẶP KHI SỬ DỤNG MÁY PHOTOCOPY

Máy photocopy đóng vai trò quan trọng trong công việc in ấn của doanh nghiệp. Sự ra đời của chiếc máy này giúp việc sao chép in ấn văn bản tài liệu thuận tiện, nhanh chóng và dễ dành hơn. Nhưng việc vận hành máy photo hiệu quả và lâu bền phụ thuộc nhiều vào thói quen của người dùng. Nếu bạn đang mắc phải một số sai lầm dưới đây, hãy bỏ ngay vì nó sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến chiếc máy photocopy của bạn.

Những sai lầm khiến máy photocopy không sử dụng được bền lâu

1. Vận hành máy photocopy liên tục

Con người, máy móc và cả thiết bị điện tử đều cần khoảng thời gian “nghỉ ngơi và phục hồi”. Nhiều hãng thương hiệu lớn dù quá nỏi tiếng với độ bền bỉ của những chiếc máy photo. Nhưng bạn cũng không nên lạm dụng điều này.

Bởi khi vận hành máy liên tục trong thời gian dài, các linh kiện sẽ nóng lên, xảy ra các lỗi kẹt giấy thường xuyên, chất lượng bản in không còn đảm bảo. Việc để máy photo nghỉ ngơi sẽ đảm bảo các linh kiện không bị vận hành quá sức. Hơn nữa thời gian phục hồi giúp “tái tạo lại chức năng” cho máy của bạn. Giúp máy vận hành ổn định và lâu dài hơn.

Do đó, sau một vài tiếng sử dụng, hãy để máy photo nghỉ ngơi, lấy lại sức và tiếp tục công việc cùng bạn.

2. Bật máy photocopy liên tục, kể cả khi không sử dụng

Sai lầm của nhiều người thường nghĩ là thiết bị điện tử phải luôn kết nối nguồn điện, ngay cả khi không sử dụng. Do đó, họ luôn luôn cắm dây nguồn máy photocopy kể cả khi không dùng thiết bị trong thời gian dài.

Tác hại của việc làm này là khiến thiết bị nhanh chóng bị hm mòn và giảm tuổi thọ. Chưa kể đến việc lãng phí năng lượng điện và tiền điện của người dùng. Tốt nhất là để máy ở chế độ tiết kiệm năng lượng khi để qua đêm hoặc không dùng trong vài tiếng. Khi không dùng trong vài ngày, nên rút dây cắm khỏi nguồn điện.

3. Sử dụng máy photocopy vượt quá công suất của nhà sản xuất

Mỗi chiếc máy photocopy đều có thông số kỹ thuật và được thiết kế in ấn với hạn mức nhất định. Do đó, dựa theo tính chất công việc mà bạn có thể chọn lựa dòng máy phù hợp nhất. Việc ép chiếc máy photo hoạt động quá tải sẽ gây ảnh hưởng đến tuổi thọ của máy photo.

Nếu nhu cầu in ấn bình thường thì bạn hãy tham khảo các dòng máy có công suất vừa. Còn nếu công việc đòi hỏi nhu cầu in ấn cao, nên chọn các loại máy có công suất lớn, tốc độ in nhanh khoảng 40 – 50 bản/phút.

4. Đặt máy không đúng vị trí

Một sai lầm nữa khi sử dụng máy photocopy nhiều người gặp phải là vị trí đặt máy. Để đảm bảo máy hoạt động ổn định, độ bền cao, không ảnh hưởng xấu đến các linh kiện. Tuyệt đối không đặt máy photocopy tại những nơi quá nóng hoặc quá lạnh hoặc ở gần nơi ẩm ướt, có nước.

Tốt nhất chọn vị trí thoáng mát, sạch sẽ để đặt máy. Không đặt máy sát tường bởi máy cần có không gian để giải phóng nhiệt. Tránh để máy ở vị trí chiếu sáng trực tiếp của ánh năng mặt trời.

5. Không đóng nắp máy photocopy

Trong quá trình vận hành, máy photo sinh ra khí có hại cho môi trường (khí ozone). Do đó để đảm bảo an toàn, khi sử dụng thiết bị, bạn hãy đóng nắp cẩn thận.

6. Sử dụng mực in kém chất lượng

Vì muốn tiết nhiệm nên nhiều người chọn sử dụng mực in rẻ tiền, kém chất lượng. Đay là những loại mực in tái chế, có thành phần độc hai rất cao. Không chỉ ảnh hưởng xấu đến sức khỏe người dùng mà còn ảnh hưởng đến “sức khỏe” và tuổi thọ của máy photo.

Do đó, tuyệt đối không sử dụng mực in rẻ tiền, xuất xứ không rõ ràng, kém chất lượng. Bên cạnh mực in thì bạn cũng nên chọn những loại giấy in chất lượng tốt, đảm bảo.

7. Sử dụng nhiều fond chữ khác nhau

Nhiều người có thói quen sử dụng nhiều font chữ trong một văn bản với suy nghĩ để như vậy sẽ đẹp. Nhưng bạn vô tình làm cho người đọc cảm thấy rất rối mắt.

Ngày nay chúng ta hướng đến sự đơn giản nhiều hơn. Thay vì sử dụng nhiều font chữ một lúc. Bạn nên chọn một cùng lắm là 2 font chữ trong một đoạn nội dung. Điều này vừa thể hiện tính chuyên nghiệp cũng như khiến người đọc cảm thấy dễ chịu hơn

8. Sử dụng chức máy in, photo màu khi không cần thiết

Việc sử dụng in, photo màu một cách vô tội vạ là sai lầm nhiều người mắc phải. Đặc biệt phổ biến đối với máy photocopy màu ở văn phòng.

Trên thực tế, việc in màu các văn bản nội bộ là không cần thiết. Thay vào dó, bạn chọn in đen trắng vừa tiết kiệm thời gian, chi phí mà vẫn đáp ứng tốt nhu cầu công việc. Chỉ những văn bản quan trọng và thực sự bắt buộc thì mới in màu, tránh lãng phí không cần thiết.

9. In và photo ảnh có độ phân giải thấp

Đối với máy in hoặc máy photo thông thường, các hình ảnh đầu vào khi in ra sẽ giảm chất lượng đến 30% so với hình ảnh gốc. Do đó bạn hãy dùng những hình ảnh có độ phân giải lớn để bản in ra được rõ nét và đạt chất lượng như ý.

10. Lưu trữ bản scan, photo trong máy photocopy

Sai lầm nghiêm trọng khác khi sử dụng máy photocopy là để các tài liệu quan trọng trong ổ cứng của máy photocopy. Điều này có thể dẫn đến nguy cơ rò rỉ thông tin cao mà bạn không hề biết.

Đối với những thông tin mật, sau khi photo hoặc scan. Bạn nên format lại ổ cứng của máy photocopy. Việc format lại thiết bị giúp xóa sạch dữ liệu quan trọng trong chiếc ổ cứng nhanh nhất. Để đảm bảo những thông tin quan trọng không bị lộ hoặc đánh cắp ở bên ngoài.