Hướng dẫn cài đặt Scan SMB trên Sharp BP-51M/BP-71M chi tiết từ A đến Z

Mở đầu

Scan SMB, thường được gọi là Scan to Folder, cho phép máy photocopy Sharp gửi file quét trực tiếp vào một thư mục chia sẻ trên máy tính trong mạng nội bộ. Người dùng chỉ cần chọn tên thư mục đã lưu trong Address Book, đặt tài liệu và nhấn Start; không phải dùng USB hoặc gửi file qua email.

Bài viết này hướng dẫn quy trình cài đặt trên các dòng Sharp BP-51M và BP-71M theo cấu trúc Address Book/Network Folder trong tài liệu chính thức của Sharp. Quy trình gồm ba phần: chuẩn bị máy tính Windows, đăng ký đích quét trên máy Sharp và kiểm tra thực tế.

Phạm vi model: Tài liệu nguồn áp dụng cho BP-51M26, BP-51M31, BP-51M36, BP-51M45, BP-71M31, BP-71M36, BP-71M45, BP-71M55 và BP-71M65.

Scan SMB cần những thông tin gì?

Trước khi cài đặt, hãy chuẩn bị đủ bốn nhóm thông tin sau:

Đường dẫn SMB hoàn chỉnh thường có dạng:

\\192.168.1.50\ScanSharp

hoặc:

\\PC-VANPHONG\ScanSharp

Trong môi trường văn phòng nhỏ, dùng IP tĩnh hoặc DHCP Reservation cho máy tính nhận scan thường ổn định hơn dùng tên máy. Nếu IP máy tính thay đổi, đường dẫn đã đăng ký trên máy Sharp có thể ngừng hoạt động.

Điều kiện trước khi cài

• Máy photocopy Sharp và máy tính phải kết nối được với nhau trong cùng mạng LAN hoặc giữa các VLAN đã được cho phép.

• Máy tính phải bật khi người dùng thực hiện scan.

• Tài khoản Windows dùng cho SMB nên có mật khẩu; không nên dùng tài khoản trống mật khẩu.

• Windows Firewall hoặc phần mềm bảo mật phải cho phép File and Printer Sharing trong đúng loại mạng nội bộ.

• Không bật SMB 1.0 như một bước mặc định. Tài liệu Sharp được dùng cho bài này mô tả Network Folder nhưng không chỉ định phiên bản SMB; nếu phát sinh yêu cầu tương thích giao thức, hãy kiểm tra firmware và chính sách mạng trước khi thay đổi Windows.

Bước 1: Xác định tên máy tính và địa chỉ IP

Trên máy tính sẽ nhận file scan:

1. Nhấn Windows + R, nhập cmd, rồi nhấn Enter.

2. Chạy lệnh:

hostname

ipconfig

3. Ghi lại: hoặc bấm kích chọn hostname/ip → bấm ENTER sẽ copy được nội dung trên hộp thoại CMD)

   • Host Name: tên máy tính, ví dụ PC-VANPHONG. 

   • IPv4 Address: địa chỉ IP mạng LAN, ví dụ 192.168.1.50.

Nếu máy tính có cả Wi-Fi, Ethernet, VPN hoặc nhiều card mạng, phải chọn IPv4 của kết nối đang cùng mạng với máy photocopy. Không dùng địa chỉ 127.0.0.1, địa chỉ của VPN hoặc IPv4 thuộc card mạng đang ngắt kết nối.

Bước 2: Tạo tài khoản Windows riêng cho Scan SMB

Nên tạo một tài khoản cục bộ chỉ dùng cho scan, thay vì sử dụng tài khoản cá nhân của nhân viên. Cách này giúp hệ thống ổn định hơn khi người dùng đổi mật khẩu Microsoft, đổi máy hoặc nghỉ việc.

Trên Windows 10/11, quản trị viên có thể tạo tài khoản cục bộ theo giao diện đang sử dụng. Ví dụ:

• Tên người dùng: scanuser

• Mật khẩu: đặt mật khẩu đủ mạnh và lưu trong hồ sơ bàn giao kỹ thuật

• Quyền: tài khoản người dùng tiêu chuẩn; chỉ cấp quyền cần thiết trên thư mục nhận scan

Nếu dùng domain, có thể dùng tài khoản dịch vụ do quản trị mạng cấp. Không đưa mật khẩu thật vào ảnh minh họa, bài viết, phiếu công khai hoặc phần ghi chú trên máy.

Bước 3: Tạo và chia sẻ thư mục nhận scan

1. Tạo một thư mục, ví dụ D:\ScanSharp hoặc C:\ScanSharp.

2. Nhấp phải thư mục → Properties → Sharing → Advanced Sharing.

3. Chọn Share this folder.

4. Đặt Share name là ScanSharp.

5. Mở Permissions, thêm tài khoản scanuser và cấp quyền Change + Read.

6. Chuyển sang thẻ Security, thêm cùng tài khoản scanuser; cấp quyền Modify/Write phù hợp để máy có thể tạo file trong thư mục.

7. Nhấn Apply và OK để lưu.

Phải kiểm tra cả hai lớp quyền:

• Sharing permissions: quyền truy cập qua mạng.

• NTFS Security permissions: quyền thực tế trên thư mục của Windows.

Nếu một trong hai lớp chỉ có quyền đọc, máy Sharp có thể nhìn thấy đường dẫn nhưng không ghi được file scan.

Kiểm tra thư mục chia sẻ trước khi cài trên máy Sharp

Trên một máy tính khác trong cùng mạng, nhấn Windows + R, nhập:

\\192.168.1.50\ScanSharp

Đăng nhập bằng scanuser và thử tạo rồi xóa một file văn bản. Nếu chưa thể ghi file từ máy khác, hãy xử lý quyền chia sẻ, tài khoản hoặc tường lửa trước khi cấu hình máy photocopy.

Properties → Advanced Sharing → Permissions → Security. kiểm tra rõ Share name, Change/Read và quyền Modify

Bước 4: Lấy địa chỉ IP của máy photocopy Sharp

Có thể xem IP trên màn hình máy qua khu vực System Information hoặc trang thông tin mạng, tùy cấu hình giao diện. Ghi lại IPv4, ví dụ 192.168.1.60.

Trên máy tính cùng mạng, mở trình duyệt và nhập:

http://192.168.1.60

Nếu trang máy không mở:

• kiểm tra máy tính và máy Sharp có cùng lớp mạng hay không;

• thử ping 192.168.1.60;

• kiểm tra lại IP trên máy;

• hỏi quản trị mạng nếu hệ thống tách VLAN hoặc chặn truy cập Web UI.

Bước 5: Đăng ký Network Folder trong Address Book bằng trình duyệt

Đây là cách thuận tiện nhất khi kỹ thuật viên cần nhập chính xác đường dẫn, tên người dùng và kiểm tra kết nối.

1. Truy cập địa chỉ IP của máy Sharp trên trình duyệt.

2. Nếu giao diện yêu cầu quyền quản trị, đăng nhập bằng tài khoản quản trị hợp lệ của thiết bị. Không sử dụng hoặc công khai mật khẩu mặc định trong bài viết.

3. Mở Address Book.

4. Chọn Add để thêm một liên hệ mới.

5. Ở Type, chọn Contacts.

6. Nhập thông tin cơ bản:

   • Address Name: tên hiển thị trên màn hình, ví dụ SCAN VAN PHONG.

   • Initial: ký tự dùng để tìm nhanh, ví dụ K.

   • Category: chọn nhóm phù hợp nếu doanh nghiệp đang phân loại Address Book.

   • Có thể bật Frequent Use nếu đây là thư mục được dùng thường xuyên.

7. Trong phần Network Folder, chọn New Address và nhập:

   • Network Folder Path: \\192.168.1.50\ScanSharp

   • User Name: PC-VANPHONG\scanuser hoặc scanuser, tùy môi trường Windows

   • Password: mật khẩu của tài khoản scanuser

   • File Type: chọn PDF hoặc định dạng phù hợp với nhu cầu thực tế

8. Chọn Connection Test để máy kiểm tra kết nối đến thư mục.

9. Khi kiểm tra thành công, chọn Submit / Submit and Register Next để lưu. Tên nút có thể thay đổi nhẹ theo ngôn ngữ Web UI.

Theo hướng dẫn Sharp, Address Book trong Setting Mode hiển thị danh sách contact/group; muốn thêm đích mới chọn Add. Với đích Network Folder, tài liệu liệt kê các trường chính gồm Network Folder Path, User Name, Password, File Type và chọn Submit / Submit and Register Next.

Bước 6: Đăng ký Scan SMB trực tiếp trên màn hình máy Sharp

Ngoài cách cấu hình bằng trình duyệt, kỹ thuật viên có thể đăng ký thư mục Scan SMB ngay trên màn hình cảm ứng của máy Sharp. Cách này phù hợp khi cần tạo nhanh một địa chỉ nhận scan và không tiện sử dụng máy tính để truy cập Web UI.

Bước 1: Mở phần đăng ký địa chỉ

Từ màn hình máy Sharp, thực hiện theo một trong hai cách:

• Mở Address Book, sau đó chọn Add New trên bảng thao tác.
• Hoặc từ màn hình Home, chọn biểu tượng Address Control.

Nếu không thấy Add New hoặc Address Control, chức năng đăng ký địa chỉ tại bảng điều khiển có thể đã bị quản trị viên giới hạn.

Bước 2: Nhập thông tin cơ bản

Nhập các trường nhận diện địa chỉ:

• Name: Tên hiển thị trong Address Book, ví dụ SCAN VAN PHONG.
• Initial: Ký tự dùng để tìm nhanh địa chỉ, ví dụ S.
• Category: Chọn nhóm địa chỉ phù hợp nếu doanh nghiệp đang phân loại theo phòng ban hoặc mục đích sử dụng.
• Also Register for Frequent Use: Đánh dấu nếu muốn địa chỉ xuất hiện trong danh sách thường dùng.

Trong đó, Name và Initial là hai thông tin cần nhập để lưu địa chỉ.

Ghi chú quản trị: Muốn tạo hoặc đổi tên Category, vào:
Settings (administrator) → System Settings → Image Send Settings → Common Settings → Category Setting.

Bước 3: Chọn loại địa chỉ Network Folder

Trong phần nhập địa chỉ, chọn Network Folder Path.

Nhập thông tin thư mục nhận scan bằng dữ liệu đã chuẩn bị trên máy tính:

• Network Folder Path: \\192.168.1.50\ScanSharp
• User Name: PC-VANPHONG\scanuser hoặc scanuser
• Password: Mật khẩu của tài khoản scanuser
• File Type: Chọn PDF hoặc định dạng phù hợp với nhu cầu sử dụng

Sau khi nhập xong, chọn biểu tượng OK để xác nhận.

Đường dẫn phải là đường dẫn mạng dạng \\IP-máy-tính\Tên-chia-sẻ. Không nhập đường dẫn cục bộ như C:\ScanSharp hoặc D:\ScanSharp.

Bước 7: Scan thử từ máy Sharp

1. Đặt bản gốc lên khay nạp tài liệu hoặc mặt kính.

2. Chọn Scan/Image Send.

3. Mở Address Book và chọn tên đích vừa tạo, ví dụ SCAN KẾ TOÁN.

4. Chọn chế độ màu, độ phân giải, khổ giấy và định dạng file nếu cần.

5. Nhấn Start.

6. Mở thư mục ScanSharp trên máy tính và kiểm tra file.

Nên thử tối thiểu hai trường hợp: một trang trên mặt kính và một bộ nhiều trang qua khay nạp. Đồng thời kiểm tra tên file, chiều giấy, chế độ một mặt/hai mặt và dung lượng PDF có phù hợp nhu cầu văn phòng không.

Bảng lỗi Scan SMB Sharp thường gặp

Không nên làm gì khi xử lý lỗi?

• Không tắt hoàn toàn Windows Firewall trong thời gian dài.

• Không chia sẻ cả ổ C: hoặc cấp Full Control cho Everyone nếu không có lý do quản trị rõ ràng.

• Không bật SMB1 chỉ vì một hướng dẫn cũ trên Internet đề nghị.

• Không sử dụng tài khoản cá nhân có quyền quản trị máy tính nếu một tài khoản dịch vụ giới hạn quyền đã đáp ứng được nhu cầu.

• Không đăng ảnh chứa mật khẩu, IP mạng khách hàng, serial máy hoặc tên tài liệu nội bộ.

Câu hỏi thường gặp

Scan SMB trên Sharp có cần cài phần mềm không?

Thông thường không. Máy Sharp gửi file trực tiếp đến thư mục chia sẻ của Windows thông qua mạng LAN. Máy tính nhận file cần bật, có thư mục chia sẻ và tài khoản được cấp quyền ghi.

Network Folder Path nhập đường dẫn nào?

Nhập đường dẫn mạng dạng \\IP-máy-tính\Tên-chia-sẻ, ví dụ \\192.168.1.50\ScanSharp. Không nhập đường dẫn cục bộ như D:\ScanSharp, vì đó chỉ là đường dẫn nhìn từ chính máy tính Windows.

Vì sao nên dùng tài khoản scanuser riêng?

Tài khoản riêng giúp hạn chế quyền, dễ bàn giao và ít bị gián đoạn khi nhân viên đổi mật khẩu tài khoản cá nhân. Tài khoản này vẫn cần mật khẩu và chỉ nên được cấp quyền trên thư mục nhận scan.

Dùng tên máy tính hay địa chỉ IP ổn định hơn?

Tên máy tính dễ đọc, nhưng còn phụ thuộc khả năng phân giải tên trong mạng. IP ổn định thường dễ chẩn đoán hơn; nên kết hợp DHCP Reservation để tránh IP thay đổi.

Có nên tắt Password Protected Sharing không?

Không nên xem đây là bước mặc định. Cách ổn định và an toàn hơn là dùng tài khoản Windows có mật khẩu, sau đó nhập đúng User Name/Password trên máy Sharp.

Kết luận

Để Scan SMB trên Sharp BP-51M/BP-71M hoạt động ổn định, ba điểm quan trọng nhất là: đường dẫn Network Folder đúng, tài khoản Windows có mật khẩu và cả quyền Sharing lẫn Security đều cho phép ghi file. Sau khi nhập thông tin, luôn chạy Connection Test trước khi lưu và scan thử một tài liệu thực tế.

Nếu doanh nghiệp có nhiều máy tính, domain, VLAN hoặc chính sách bảo mật riêng, nên để kỹ thuật viên phối hợp cùng quản trị mạng. Việc mở rộng quyền quá mức có thể giúp kết nối tạm thời nhưng làm hệ thống khó kiểm soát về sau.

Cần hỗ trợ cài Scan SMB cho máy photocopy Sharp?

Siêu Nhanh hỗ trợ kiểm tra kết nối mạng, tạo Address Book, cấu hình thư mục nhận scan và hướng dẫn người dùng tại chỗ. Khi liên hệ, vui lòng chuẩn bị model máy Sharp, phiên bản Windows, sơ đồ mạng cơ bản và ảnh thông báo lỗi nếu có.

	0919.993.780 - 0919.995.648