Tích Hợp VNeID vào Hệ Thống Kế Toán Doanh Nghiệp năm 2025

Lộ Trình Tích Hợp VNeID vào Quy Trình Kế Toán: Hướng Dẫn 4 Bước Chi Tiết

Để tích hợp VNeID một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện một quy trình gồm 4 bước rõ ràng, từ việc thiết lập định danh cho tổ chức đến việc hiện đại hóa các công cụ làm việc hàng ngày của bộ phận kế toán.

Bước 1: Đăng Ký và Kích Hoạt Tài Khoản Định Danh Điện Tử cho Doanh Nghiệp

Đây là bước khởi đầu và quan trọng nhất, tạo ra "danh tính số" chính thức cho doanh nghiệp trên hệ thống của Bộ Công an.

• Điều kiện tiên quyết: Một yêu cầu bắt buộc và thường là điểm vướng mắc đầu tiên là Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải sở hữu một tài khoản VNeID cá nhân đã được kích hoạt ở Mức độ 2. Nếu chưa có, người đại diện cần đến cơ quan công an để hoàn tất thủ tục này trước khi có thể đăng ký cho tổ chức.  

Tham khảo bài viết của chúng tôi: Hướng Dẫn Đăng Ký VNeID Cho Doanh Nghiệp Theo Nghị Định 69/2024/NĐ-CP

Bước 2: Phân Quyền Cho Kế Toán và Các Nhân Sự Liên Quan

Sau khi doanh nghiệp đã có tài khoản định danh, bước tiếp theo là cấp quyền cho các cá nhân có liên quan (đặc biệt là Kế toán trưởng và kế toán viên) để họ có thể thay mặt công ty thực hiện các giao dịch điện tử. Đây là bước tối quan trọng để đảm bảo an ninh và hiệu quả công việc.

• Hướng dẫn phân quyền chi tiết:

1. Người đại diện theo pháp luật đăng nhập vào tài khoản VNeID và truy cập vào mục quản lý của tổ chức đã được định danh thành công.

2. Chọn chức năng “Thêm thành viên”.

3. Nhập thông tin của kế toán viên cần phân quyền, bao gồm: Họ và tên, Số định danh cá nhân (số CCCD), chọn chức vụ Kế toán và chọn thời gian xác nhận trả lời. Ở mục Phân quyền, tích vào ô “Thông tin tổ chức” và “Phân quyền thực hiện các giao dịch trực tuyến”. Sau đó bấm Xác nhận.

4. Ngay lập tức, kế toán viên sẽ nhận được một thông báo trên ứng dụng VNeID cá nhân của họ. Họ cần mở ứng dụng và xác nhận đồng ý tham gia vào tổ chức.  

5. Sau khi kế toán viên xác nhận, người đại diện theo pháp luật quay lại giao diện quản lý và chọn chức năng “Phân quyền thực hiện các giao dịch trực tuyến”.  

6. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các dịch vụ công có thể phân quyền. Để thực hiện các nghiệp vụ về thuế, người đại diện phải chọn thành viên và tích chọn vào các ô có ký hiệu “TCT” (viết tắt của Tổng cục Thuế). Tích vào "Tôi xác nhận phân quyền cho thành viên trên" và bấm Xác nhận.

7. Xác nhận việc phân quyền bằng mật khẩu VNeID hoặc sinh trắc học. Từ thời điểm này, kế toán viên đã được ủy quyền hợp pháp để thực hiện các giao dịch thuế cho doanh nghiệp bằng chính tài khoản VNeID cá nhân của mình.

Doanh nghiệp có thể lặp lại quy trình này để phân quyền cho nhiều nhân sự và cũng có thể dễ dàng sửa đổi hoặc thu hồi quyền khi có sự thay đổi về nhân sự, đảm bảo hệ thống luôn được kiểm soát chặt chẽ.  

Bước 3: Tích Hợp VNeID với Cổng Thuế Điện Tử (eTax)

Đây là ứng dụng thực tế đầu tiên và rõ ràng nhất của việc phân quyền. Kế toán viên giờ đây có thể đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử một cách an toàn và tiện lợi hơn.

• Quy trình đăng nhập mới:

1. Truy cập trang Thuế điện tử chính thức của Tổng cục Thuế: https://thuedientu.gdt.gov.vn.  

2. Chọn mục “Doanh nghiệp” và nhấn vào nút “Đăng nhập”.

3. Trên màn hình đăng nhập, thay vì nhập tên đăng nhập và mật khẩu như trước, người dùng chọn tùy chọn mới: “Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử”.  

4. Hệ thống sẽ tự động chuyển hướng đến trang xác thực của VNeID. Tại đây, kế toán viên (hoặc người đại diện) sẽ đăng nhập bằng tài khoản VNeID cá nhân của mình (sử dụng số định danh cá nhân và mật khẩu VNeID).

5. Sau khi xác thực thành công, người dùng sẽ được chuyển trở lại Cổng Thuế điện tử với đầy đủ quyền hạn đã được phân công ở Bước 2, sẵn sàng cho việc kê khai, nộp thuế, tra cứu thông tin... mà không cần đến USB token hay mật khẩu riêng của cổng thuế.  

Bước 4: Hiện Đại Hóa Chữ Ký Số - Chuyển Đổi từ USB Token sang Ký Số Từ Xa (Remote Signing)

• Phân tích sự thay đổi: Ký số từ xa (Remote Signing) lưu trữ khóa ký an toàn trên nền tảng đám mây của nhà cung cấp dịch vụ và người dùng có thể thực hiện ký từ bất kỳ thiết bị nào (điện thoại, máy tính bảng) chỉ bằng cách xác thực qua ứng dụng di động.  
• Tích hợp Chữ ký số vào VNeID: Một bước tiến đột phá là việc các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số lớn như VNPT (với dịch vụ SmartCA) đã tích hợp trực tiếp vào ứng dụng VNeID. Điều này cho phép công dân có tài khoản VNeID Mức 2 có thể đăng ký và kích hoạt một chữ ký số cá nhân ngay trên ứng dụng VNeID, thường được miễn phí khi sử dụng cho các dịch vụ công. Đây là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ cho kế toán và giám đốc, cho phép họ ký duyệt chứng từ, báo cáo mọi lúc, mọi nơi.